Workcube, e-Dönüşüm Çözümleri İle İşletmenizi Dijital Platforma Taşıyor! Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv uygulamalarına tabi olan siz değerli müşterilerimize Workcube ERP üzerinden gerçekleştirebileceğiniz tüm e-Dönüşüm entegrasyonlarında eksiksiz çözüm sunuyoruz.

Workcube, Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura uygulamasına tabi olan müşterilerine Workcube ERP üzerinden gerçekleştirebilecekleri “Özel Entegrasyon”, “GİB Portal”, “Entegrasyon” uygulamalarına yönelik e-Fatura çalışmalarında eksiksiz çözüm sunuyor.

Özel Entegrasyon

Diğer e-Fatura yöntemlerinden olan Özel Entegrasyon uygulamasını tercih edecek Workcube kullanıcıları, Workcube’ün teknolojik çözüm ortaklarıyla birlikte e-Fatura işlemlerini eksiksiz yerine getirebilecek.

Kimler İçin Uygundur?

Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması halinde teknik yeterliliğe sahip bir özel entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlanmıştır. Gelir İdaresi Başkanlığından özel entegrasyon izni almış mükellefler bilgi işlem sistemleri kullanarak da e-Fatura uygulamasından yararlanabilir.

Gelir İdaresi Başkanlığı yaptığı açıklamada, e-Faturaya geçişte ve daha sonraki süreçlerde özel entegratörle çalışmanın faydalarını şöyle açıklıyor;

  • Manuel olarak fatura oluşturma yükünüzü ortadan kaldırır ve faturalama sürecinizi hızlandırır.
  • Herhangi bir sistem altyapısı yatırımı gerektirmediğinden maliyet ve zaman tasarrufu sağlar.
  • Faturalama sürecini yönetecek teknik ve idari personel ihtiyacınızı minimize eder.
  • Faturalandırma sürecindeki tüm aşamaları anlık olarak izleyebilmenizi sağlar.
  • Adınıza düzenlenen faturaları istediğiniz formatta tarafınıza sunarak iç süreçlerinizi kolaylaştırır.
  • Faturalama süreciniz profesyonel bir organizasyon tarafından gerçekleştirilir.
  • Anlaşmanız halinde, faturalarınızı sizin adınıza muhafaza eder.

Workcube müşterilerine özel olarak geliştirilen Workcube E-Defter Uygulaması; GİB’in yevmiye defteri ve büyük defter (defter-i kebir) için başlattığı e-Defter dönüşüm projesi kapsamında zorunlu kıldığı defterlerin elektronik dosya olarak hazırlanması, dijital ortamda kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması süreçlerinde, iş ortaklarıyla birlikte ihtiyaçlarınızı karşılıyor.

e-Defter Nedir?

e-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan kayıtlar bütünüdür.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hayata geçirilen yasal düzenlemeler ve getirilen zorunluluk kapsamlarıyla elektronik defterlerin iş hayatına entegrasyonu kağıt üzerinde tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve defteri kebirin elektronik ortamda gerçekleştirilmesi, muhafaza ve ibraz edilebilmesi ile açılış ve kapanışlarına ilişkin onay işlemlerinin elektronik ortama taşınması işletmelere işlem kolaylığı, iş gücü tasarrufu ve maliyetleri azaltma gibi kolaylıklar sağlamıştır.

e-Defter Zorunluluğu Kimleri Kapsıyor?

  • e-Defter kullanımı 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile bazı mükellef grupları için zorunlu hale getirilmiştir.
  • 2013 takvim yılı brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflere,
  • 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin yayım tarihinden sonra 5015 Sayılı Petrol Piyasası Kanununa göre madeni yağ lisansı alanlar ile 4760 Sayılı ÖTV Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, ithal ve inşa eden mükelleflere,

01/01/2016 tarihine kadar elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. Henüz bu uygulamalara geçiş zorunluluğu bulunmayan mükellefler de gerekli sistemsel altyapıyı kurmalarının ardından Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan izin alarak elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına geçiş yapabilirler.

Workcube e-Defter Çözümünün Sunduğu Standart Fonksiyonlar

  • E-Defter uyumlu data üretilmesi.
  • İlgili döneme ait defterin parçalara ayrılması ve GİB’in istediği XBRL formatına dönüştürülmesi (Yevmiye ve Kebir olarak).
  • XBRL formatındaki defterlerin indirilebilmesi.
  • Oluşturulan defter parçalarının beratlarının oluşturulması.
  • XBRL formatındaki defter ve bu defterlere ait beratların imzalanması.
  • İmzalanan beratların görüntülenebilmesi.
  • İmzalanan beratların toplu olarak zip halinde indirilmesi.
  • GİB portalinde onaylatılmış defter beratlarının toplu şekilde Workcube’e yüklenebilmesi.
  • Resmi defter aşamasına gelen deftere ait kayıtların güncelleme silme ve bu döneme ait yeni kayıt girme fonksiyonlarının kilitlenmesi.

e-Defter Uygulamasından Nasıl Yararlanabilirsiniz?

  • Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,
  • Tüzel kişi mükelleflerin 397 ve 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğlerinde yer alan belirlemeler çerçevesinde e-fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması,
  • Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılım uyumluluk onayı almış olmalıdır.

e-Defterlerin Muhafaza ve İbrazı Nasıl Olacak?

Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

e-Defter Uygulamasını Nasıl Kullanacaksınız?

  • XBRL formatına uygun aylık e-Defter hazırlanır.
  • Hazırlanan e-Defter e-İmza ya da Mali Mühür ile onaylanır.
  • Onaylanan defterin imza/mühür kısmının ve belli bilgilerin yer aldığı berat dosyası oluşturulur.
  • Berat Dosyası Tübitak’tan temin edilmiş Zaman Damgası ile onaylanır.
  • e-Defter portaline girilerek berat dosyası GİB’e gönderilir.

e-Defter Uygulaması İşletmelere Hangi Faydaları Sağlıyor?

  • Kayıtların değiştirilemezliğini ve güvenliğini sağlar.
  • Muhasebe ve finansal raporlama alanında uluslararası kabul görmüş bir dijital bilgi akışı aracı olan XBRL teknolojisinin kullanımı ile farklı ülkelerde değişik yasal düzenlemelere maruz çok uluslu şirketlerin uyum maliyetlerinde tasarruf sağlar.
  • İşletmelerin iç ve dış denetimlerinde standart bir veri formatının olması sayesinde bu işletmelerin yönetim ve denetim faaliyetlerini iyileştirir.
  • Arşivleme, baskı, kağıt ve kartuş tasarrufu sağlar.
  • İşgücü ve zaman tasarrufu sağlar.
  • Uzaktan denetim imkanıyla onay maliyetlerini azaltır.
  • e-Kayıtların orijinal biçimi ile geleceğe taşınmasını sağlar.

Mali Mühür

Uygulamayı kullanmak için başvurusu uygun bulunan tüzel kişiler, düzenledikleri e-Defterlerin değişmezliğini, bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti altına almak için Mali Mühür kullanmak zorundadırlar.

“Mali Mühür” cihazı için “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi”nin doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalandıktan sonra GİB’e ulaştırılması gerekmektedir.

Berat Dosyasının Oluşturulması

GİB’in belirlediği standartlarda ve formatta hazırlanan defter dosyasının mühürlendikten sonra GİB’e gönderilmeden önce bir de berat dosyasının oluşturulması gerekmektedir.

Vergi Usul Kanunu’na göre; sadece berat dosyası oluşturulmuş olan e-Defterler kabul görmektedir. Buradaki amaç; e-Defterin değişmezliğinin ve bütünlüğünün ispat edilmesine yöneliktir.

Berat dosyasında, hazırlanan e-Defter dosyasının belli bilgileri ve referans olarak imza/mühür kısmı yer almaktadır.

Bir sonraki aşamada; berat dosyası GİB’in edefter.gov.tr sayfasında yüklenir.

Beratın GİB tarafından onaylanıp onaylanmadığı da yine bu sayfadan takip edilebilmektedir. Onaylanan berat dosyasının yasal saklama süresince mühürlenmiş olan defter dosyası ile birlikte muhafaza edilmesi gerekmektedir.

Zaman Damgası Nedir?

Zaman Damgası, belli bir verinin belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlar. Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) e-Defter sisteminde bir sorun oluşması ve yasal sürenin sonunda yüklenmeye çalışılan beratların GİB e-Defter uygulamasına yüklenememesi durumunda, bu beratlara mali mührünün yanı sıra zaman damgası eklenmelidir. GİB sisteminde oluşan sorun giderildiğinde zaman damgalı saklanan berat GİB e-defter uygulamasına yüklenmeli ve GİB imzalı berat indirilmelidir.

Yasal sürelerde beratı oluşturduğunuzun anlaşılması açısından zaman damgalı berat ispat aracı olarak kullanılacaktır. Sadece beratların zaman damgalı olması yeterlidir. Elektronik defterlerin zaman damgalı olma zorunluluğu yoktur.

Zaman damgası adet (kontör) bazındadır. Her bir berata konulan zaman damgası bir kontör olarak adlandırılır. Defterlere de zaman damgası eklenmek zorunlu değildir. Ancak yine de kullanıcı tercihen eklemek isterse, burada zaman damgası sayfa sayısına göre değil, defter parçasının kendisine eklenmektedir. Dolayısıyla her defter parçasına konulan zaman damgası da bir kontör olarak hesabınızdan düşmektedir.

Workcube e-Arşiv uygulamasıyla faturalarınızı güvenle saklayabilir, istediğinizde erişebilir ve barındırma maliyetlerinden tasarruf edebilirsiniz.

e-Arşiv nedir?

e-Arşiv, kağıt ortamında düzenleme, muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturanın elektronik biçimde oluşturulmasına, iletilmesine, saklanmasına ve istenildiğinde ibraz edilmesine imkan sağlar. Uygulamayla mükelleflerin vergi kanunlarına uyumunun arttırılması ve ile kayıt dışı işlemlerin azaltılması amaçlanmıştır.

e-Arşivi Kimler Kullanır?

  • İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan, 2 yılı gelir tablosu brüt satışı 5 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler, en geç 01 Ocak 2016 tarihine kadar e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır.
  • e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve e-Arşiv iznini alan mükellefler bu uygulamadan yararlanabilmektedir.
  • Uygulamayı kendi sistemleri üzerinden kullanacak mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) başvuru yapmaları gerekmektedir.
  • Mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığı’na herhangi bir başvuru yapmaksızın doğrudan e-Arşiv izni alınmış özel entegratör aracılığıyla uygulamayı kullanabileceklerdir.

e-Arşiv Uygulaması İşletmelere Neler Getiriyor?

e-Arşiv, işletmelere dijital ortamda düzenledikleri e-faturaların bir kopyasını öngörülen yasal sürelerde dijital ortamda saklama imkanı sunar. e-Faturaların çıktısını irsaliye olarak kullanabilecek olan işletmeler, e-Arşiv sayesinde yıllar içerisinde biriken belgeleri tarama ve fiziki ortamda saklamanın getirdiği maliyetleri azaltmakta, sistem sorgusuyla istenen belge ve bilgiye hızlı erişme kolaylığı getirmektedir.

  • Özetle;
  • Kağıt fatura kullanım oranları düşünülerek, faturanın elektronik ortamda üretilmesi, iletilmesi ve arşivlenmesi ile baskı, gönderi ve saklama maliyetlerinde azalma
  • Fatura oluşturma, saklama ve erişme konularında zaman, işgücü ve kaynak tasarrufu ile giderlerde azalma
  • Fiziki saklamanın getirdiği dokuman kirliliği ve barındırma maliyetlerinin ortadan kalkması
  • Yüksek hızda fatura işleme ve gönderme
  • Kağıt yükününün çevreye zararın azaltılması
  • Fatura sorgulama süreçlerinin kolaylaşması, bilgiye kolay erişim
  • Gelen / Giden fatura kayıplarının önlenmesi gibi kazanımlar sağlamaktadır.

e-Arşiv Raporu

Mükellefin ve özel entegratörün mali mührü ile zaman damgalı olarak onaylanan e-Arşiv Raporları, en geç ait olduğu ayı takip eden ayın 15. günü akşamı saat 24:00’e kadar www.efatura.gov.tr internet adresinde Başkanlık sistemine yüklenmektedir.

GİB, yazı ile bildirmek ve hazırlık için yeterli bir süre tanımak şartıyla e-Arşiv Raporlarının ve elektronik ortamda arşivlenen belgelerin uzaktan erişime açılmasını isteyebilir. Ayrıca bir hafta içerinde düzenlenen belgelere ait birim kodu bazındaki müteselsil numara aralıklarını takip eden haftanın son günü akşamı saat 24.00’e kadar internet vergi dairesi “e-Arşiv Bilgi Giriş Ekranı”ndan sisteme yüklenecektir.

e-Arşiv Muhafaza ve İbraz

e-Arşiv izni alan ve özel entegratör aracılığıyla işlem gerçekleştirecek mükellefler, tebliğ çerçevesinde oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kağıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dahilinde muhafaza istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.